会计凭证

会计凭证是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。每个企业都必须按一定的程序填制和审核会计凭证，根据审核无误的会计凭证进行账簿登记，如实放映企业的经济业务。 

填制和审核会计凭证，是会计核算的基本方法之一，也是会计核算工作的起点，对于对于保证会计资料的真实性和完整性有效进行会计监督，明确经济责任等都具有重要意义，会计凭证的作用主要有：

 1. 记录经纪业务，提供记账依据

 会计凭证是登记账簿的依据，会计凭证所记录有关信息是否真实、可靠、及时，对于能否保证会计信息质量，具有重要影响。

2. 明确经济责任，强化内部控制

 会计凭证必须有相关部门和人员的签章，对会计凭证所记录经济业务的真实性、完整性和合法性负责，以防止舞弊行为，强化内部控制。 

3. 监督经济活动，控制经济运行

 通过会计凭证的审核，可以查明每一项经济业务是否符合国家有关规律、和有关制度的规定，是否符合计划和预算进度，是否有违法乱纪和铺张浪费的行为等。对于查出的问题， 应当积极采取措施予以纠正，实现对经济活动，保证经济活动正常运行。  

原始凭证按其取得的来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

 1. 自制原始凭证

 自制原始凭证是指在经济业务发生、执行或完成时，由本单位的经办人员自行填制的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

 （1）一次凭证。一次凭证，是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”；车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”；以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等等，都是一次凭证。

 （2）累计凭证。累计凭证是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末，凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证，如工业企业常用的限额领料单等。使用累计凭证，可以简化核算手续；能对材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企业进行计划管理的手段之一。 

（3）汇总原始凭证。汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证按照一定的管理要求汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证，如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等都是汇总原始凭证。

（4）记账编制凭证：是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种自制原始凭证。记账编制凭证是根据账簿记录，把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。例如在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。

 2.外来原始凭证

 外来原始凭证是指在经济业务发生或者完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买原材料取得的增值税专用发票、职工出差报销的飞机票、火车票和餐饮费发票等。

增值税专用发票

原始凭证按照格式的不同可分为通用凭证和专用凭证

 1. 通用凭证 通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围因制作部门的不同而有所差异，可以是分地区、分行业使用，也可以全国通用。

 2. 专用凭证 专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证，如领料单、差旅费报销单、折旧计算表和工资费用分配表等 

按照填制的手续和内容可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证 

1.一次凭证：是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”；车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”；以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等等，都是一次凭证。

2.累计凭证：是指在一定期间内，连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务，直到期末，凭证填制手续才算完成，以期末累计数作为记账依据的原始凭证，如工业企业常用的限额领料单等。使用累计凭证，可以简化核算手续；能对材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企业进行计划管理的手段之一。

3.汇总凭证 汇总凭证是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制原始凭证。汇总原始凭证合并了同类型经济业务，简化的记账的工作。

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在前面的章节中曾指出，在登记账簿之前，应按实际发生经济业务的内容编制会计分录，然后据以登记账簿，在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。 　记账凭证按其适用的经济业务，分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。 　　

1.专用记账凭证，是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有无关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。 　　

（1）收款凭证。收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。 　　

（2）付款凭证。付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证，它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。收款凭证和付款凭证是用来记录货币收付业务的凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账等账簿的依据，也是出纳人员收、付款项的依据。出纳人员不能依据现金、银行存款收付业务的原始凭证收付款项，必须根据会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证收付款项，以加强对货币资金的管理，有效地监督货币资金的使用。 

（3）转账凭证。转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务（即在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务）的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。

 2.通用记账凭证 通用记账凭证是指用来反映所有经济业务的记账凭证，为各类经济业务所共同使用，其格式与转账凭证基本相同。 按凭证的填列方式分类分为单式记账凭证和复式记账凭证

 （1） 单式记账凭证 单式记账凭证是指只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额的记账凭证。填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷方凭证。某项经济业务涉及几个会计科目，就填制几张单是记账凭证。单式记账凭证反应内容单一，便于分工记账，便于按会计科目汇总，但一张凭证不能反映一笔经济业务的全貌不变，不便于检验会计分录的正确性。

（2）复式记账凭证 复式记账凭证是将每一笔经济业务所涉及的全部科目及其发生额均在同一张记账凭证中反映的一种凭证。它是实际工作中，应用最普遍的记账凭证。  

   1.传递。会计凭证应当及时传递，不得积压。及时是会计凭证传递中的要旨之一。及时传递不仅对及时进行会计核算是必要的，而且对会计凭证获得必要的保管也是十分关键的。传递不及时，会计凭证散失的可能性就会加大。 　　

2.分类和编号。会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。分类和编号是保管会计凭证的重要方法和手段，也是方便检索的有效措施，否则会计核算很难顺利进行。 　　

3.装订。记帐凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。 　　对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记帐凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 　　

4.复制。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。 

5.遗证。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主 管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。 

保管年限：

 1.原始凭证、记帐凭证 15年 其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久

 2.银行存款余额调节表 3年 

会计帐簿类：

 1.日记帐 15年 其中：现金和银行存款日记帐 25年 

 2.明细帐、总帐、辅助帐 15年

 3.涉及外来和对私改造的会计帐簿 永久 

会计报表类：

 1.主要财务指标报表 3年 

 2.月、季度会报表 3 年 

 3.年度会计报表 永久 

其它类： 

 1.会计档案保管清册及销毁清册 25年 

 2.财务成本计划 3年 

3.主要财务会计文件、合同、协议 永久

填制 记录要真实 原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。 内容要完整 原始凭证所要求填列的项目必需逐项填列齐全，不得遗漏和省略。 手续要完备（签名、盖章：谁出票谁盖章，谁经手谁签字） 单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章； 对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章； 从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章； 从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。 签证签章要求。从外单位取得的原始凭证，必须要有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须要有填制人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章。 凭证附件要求。购买实物的原始凭证，必须验收证明。 多联凭证要求。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。 退货退款要求。发生销货退回时，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明。 临时退款凭证。 批件处理要求。 书写要清楚、规范 

1、不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范。 金额书写要求。大小金额数字要按规定的要求填写。具体的说阿拉伯数字要逐个填写，不得连写；金额前面要冠以人民币符号，中间不得留空位；元以后要写到角分，无角分的要以0补位；凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

2、编号要连续。（重要） 如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废戳记”，妥善保管，不得撕毁。

3、不得涂改、刮擦、挖补。（更正，重要） 原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

4、墨水只能使用蓝、黑墨水填写，一式几联的发票和收据，必须使用双面复写纸套写，套写时可以使用圆珠笔填写。

5、原始凭证不得涂改、挖补。